每家公司都會面對文件處理的問題，尤其是中小企若未能妥善處理日積月累的文件，不但浪費時間查找資料，甚至引起同事與合作夥伴間的混亂，錯失更多商業機會。著名商業解決方案供應商NEXIFY推出雲端文件管理方案NEXTORE，一站式提供文件儲存與備份、協作、保安、流動使用及分享等功能，大受歡迎。
助中小企突破發展
NEXIFY是2012年在香港成立的領先科技公司，過去數年成功贏得政府資訊科技業務的承辦商合約，滿足資訊處理上的嚴格保安要求。據NEXIFY創辧人兼行政總裁湯文漢指出：「在我們處理政府及大型企業的資訊管理項目中領略到，中小企也需要相似的解決方案，以應付繁瑣的文件管理工作。」
湯文漢指出，許多中小企未能快速成長，主要原因就是未能妥善處理好內部文件流程，拖慢業務運作，失卻大展拳腳的黃金機會。有見及此，NEXIFY成立專門研發團隊針對本地中小企需求，開發出雲端文件管理方案NEXTORE，兼具文件保安及管理功能，從文件創建到長期的文檔存儲和資料分享及保護，滿足中小企長遠發展需要。
滿足本地文件管理要求
在研發NEXTORE之初，該公司曾深入了解本地中小企如何儲存、管理文件及提升文件管理系統實用性。NEXIFY系統顧問胡悅韻表示：「我們應反問自己平日如何找到所需文件？是否花費大量時間？堆積文件是否佔用大量辦公室空間？更重要是如何善用文件進行多方協作？」NEXIFY從研究中小企文件需求，歸納出今天各大小企業所需的六大文件管理方案要點，如下：
文件管理方案六大要點
- 增加協作及溝通
- 可靠文件權限控制
- 提升生產力
- 節省時間與成本
- 隨時隨地存取所需文件
- 嚴格數據安全與保護
胡悅韻指出，不是所有文件管理方案能提供上述好處，而NEXTORE文件管理方案除了滿足上述要求外，還提供更出色的易於儲存、自動光學字元識別（OCR）、簡易文件搜索、即時分享、簡易存取及文件保安功能。
企業文件庫一手掌握
NEXTORE採用雲端技術，配合易於使用的網頁管理介面，容易上手。使用者只需在網頁介面上拖拉檔案，即可上載檔案，同時支援多元化檔案格式。透過雲端技術，NEXTORE提供無限儲存容量、自定義的文件目錄及索引數據，可讓用戶靈活自訂所屬的文件庫。
NEXTORE還能追蹤專門資料夾及文件資料，有任何更新及變動即會電郵通知，快速回應任何文件檔案更新，讓你時刻了解業務狀況。
為方便大家迅速找到重要資料，用戶可以在NEXTORE內標記喜愛的文件，節省時間及提升生產力。
在搜索資料方面，NEXTORE提供專業及易用的搜索方式，用戶可以根據不同檔案索引進行搜索，也可以對全文內容進行OCR搜索，準確性高。
胡悅韻表示，只要將任何掃描文件、照片及圖像變為電子格式儲存於NEXTORE內，用戶便可以透過輸入關鍵字迅速搜索，該功能支援最常用的英文、簡繁體中文等，十分適用於現今商用環境。
流動分享安全可靠
NEXTORE針對用戶流動工作需要，不但支援手機及平板電腦使用，還提供即時文件分享功能，以URL方式分享文件，方便用戶以電郵或即時通訊軟件方式快速分享資料，也避免因檔案容量過大而影響分享體驗。
用戶更可指定文件分享權限，如只可檢視內容、設定保安密碼、資料加上防外洩水印，以及指定分享期限，嚴格做好資料外洩風險管理，滿足不同業務需要。
除了上述功能外，NEXTORE能有效保障企業資料，安全可靠。胡悅韻表示：「NEXTORE提供內部部署及雲端模式，可以讓敏感資料存放在企業自建伺服器內，企業擁有完全掌控權。
NEXTORE亦可以配合雲端加密保安技術及使用權限控制，嚴格控制文件的使用權限，禁絕資料外洩，同時，亦可透過Hewlett Packard Enterprise Storage技術，以有效和可靠的方式部署Nextore以及儲存文件。」
胡悅韻強調，NEXIFY擁有專業團隊提供貼心顧問服務，能上門檢討企業的文件管理環境，提供量身訂製的提升生產力方法，以解決不同企業獨有的文件管理難題。
與會者切身感受
NEXIFY參加HPE於2017年4月12日舉行的《中小企科技券研討會》，在活動中展示NEXTORE文件管理方案，讓中小企可透過科技券資助低成本享用最新文件管理技術，全面提升生產力。出席活動來賓均對NEXTORE產品及嶄新功能充滿興趣，展覽攤位也人頭湧湧。
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